Gestionnaire administratif·ve de secteur — emploi à Ecublens VD (Vaud)

L'essentiel de l'offre : Gestionnaire administratif·ve de secteur à Ecublens VD

JHD Sàrl, entreprise familiale dans le domaine de la propreté et de l’entretien, recherche un·e Gestionnaire administratif·ve de secteur pour son département Conciergerie à Ecublens. Vous serez le·la principal·e interlocuteur·trice entre les clients, les gérances et les équipes opérationnelles, assurant le suivi administratif et opérationnel d’un portefeuille d’immeubles. Vous gérerez les demandes des clients, coordonnerez les interventions et assurerez une communication régulière. Votre profil, polyvalent et réactif, vous permettra de relever ce défi. Le poste est à pourvoir dans le cadre d’un CDI, avec un taux non précisé.

Le poste de Gestionnaire administratif·ve de secteur à Ecublens VD

JHD Sàrl est une entreprise familiale active dans le domaine de la propreté, de l’entretien et de la gestion de prestations pour des immeubles et sites professionnels.

Dans le cadre de la réorganisation et du développement de l'équipe Conciergerie, l'employeur recherche un·e Gestionnaire administratif·ve de secteur à 100 % pour rejoindre l'équipe à Ecublens.

Vous recherchez un poste administratif qui ne se limite pas à la gestion de dossiers derrière un écran? Vous appréciez le contact client, la coordination, l’organisation et aimez trouver des solutions lorsque des imprévus se présentent?

L'employeur propose une fonction polyvalente et responsabilisante, dans laquelle vous assurez le suivi de votre propre portefeuille d’immeubles tout en travaillant en étroite collaboration avec votre responsable, votre binôme et les équipes terrain.

Missions du poste de Gestionnaire administratif·ve de secteur

Vous travaillez aux côtés d’un·e second·e Gestionnaire administratif·ve de secteur occupant la même fonction.

Chacun·e est responsable de son propre portefeuille d’immeubles, tout en travaillant en étroite collaboration afin d’assurer une continuité de service et un remplacement mutuel en cas d’absence.

Vous bénéficiez également de l’accompagnement et de la supervision de la responsable du département pour les décisions, situations particulières et dossiers nécessitant un arbitrage.

• Prendre en charge les demandes des clients et gérances et en assurer le suivi
• Coordonner les demandes liées aux différents immeubles
• Assurer une communication régulière avec les clients et les différents intervenants
• Suivre les demandes jusqu’à leur résolution et effectuer les relances nécessaires
• Maintenir à jour les informations et documents relatifs aux immeubles
• Assurer le suivi des clés, accès, codes et informations propres aux différents sites
• Préparer les communications destinées aux résidents lorsque des interventions sont prévues
• Créer, modifier et assurer le suivi des fiches de travail
• Planifier et coordonner les interventions périodiques et ponctuelles
• Mettre à jour les différents plannings
• Assurer le suivi des retours d’intervention
• Coordonner les demandes urgentes ou imprévues
• Veiller à ce que les équipes disposent des informations nécessaires à la bonne réalisation de leurs prestations
• Planifier les différentes prestations périodiques liées aux immeubles

Conditions, avantages et environnement de travail

• Contrôler et traiter les fiches de travail
• Assurer le suivi administratif des prestations contractuelles et ponctuelles
• Préparer et contrôler les éléments nécessaires à la facturation
• Assurer le classement et la traçabilité des documents
• Maintenir à jour les données dans ses différents outils de gestion

Compétences recherchées pour ce poste de Gestionnaire administratif·ve de secteur