Assistant de direction, 90 à 100%, CDI - Direction… — emploi à Genève (Genève)

L'essentiel de l'offre : Assistant de direction, 90 à 100%, CDI - Direction… à Genève

Hospice général recrute un profil « Assistant de direction H/F, 90 à 100%, CDI - Direction générale » à Genève (GE). Le poste est proposé en contrat à durée indéterminée dans le secteur conseil & audit. Ce que l'employeur met en avant : une culture d'entreprise ouverte et respectueuse et des opportunités d'évolution de carrière et de mobilité interne. La candidature se dépose directement sur Job-Emploi, sans passer par un autre site.

Le poste de Assistant de direction, 90 à 100%, CDI - Direction… à Genève

Description de l'entreprise

A l'Hospice général, nous œuvrons pour le mieux vivre ensemble à Genève

Fondée en 1535 à Genève, l'entreprise accompagne les personnes qui, à un moment de leur vie, ont besoin d'un soutien le temps nécessaire pour (re)trouver une autonomie durable. l'entreprise favorise la réinsertion sociale et professionnelle des personnes à l'aide sociale, nous accueillons et hébergeons les personnes issues de l'asile que nous suivons dans leur parcours d'intégration. Enfin, nous participons à la lutte contre l'isolement des seniors.

L'entreprise est plus de 1' 600 collaboratrices et collaborateurs répartis sur 60 sites sur tout le territoire du canton. l'entreprise accompagne plus de 40' 000 personnes.

Missions du poste de Assistant de direction, 90 à 100%, CDI - Direction…

Au sein du secrétariat de la direction générale, vous apportez un soutien de haut niveau au directeur général adjoint et à la secrétaire générale. Vous facilitez leur quotidien, la circulation de l'information et le suivi des dossiers relevant de leurs périmètres.

Vous contribuez au bon fonctionnement du Conseil d'administration (CA) et du Comité d'audit, soutenez la présidence du CA et assurez l'appui administratif au Service d'audit interne, dans le respect de son indépendance.

Vous organisez également les séminaires et séances institutionnelles. Proactif-ve et fiable, vous anticipez les besoins, suivez les échéances et alertez lorsque la situation le nécessite.

• Assurer le secrétariat du directeur général adjoint et de la secrétaire générale : agendas, correspondance, courrier, factures, notes de frais et suivi administratif courant
• Organiser les séances du Conseil d'administration et du Comité d'audit : préparation les dossiers, coordination des participant-es, comptes rendus, signatures, documentation, suivi des décisions et échéances
• Assurer le soutien administratif à la présidence du CA, la coordination avec les administrateurs-rices et l'appui administratif au Service d'audit interne; contribuer, selon les besoins, aux dossiers de gouvernance (commissions, pouvoirs et procurations, organe de révision, notamment)
• Organiser les rencontres des cadres, les séminaires de la direction générale et les autres événements institutionnels; préparer les supports et veiller à la disponibilité et à l'archivage de la documentation
• Assurer le lien administratif avec le département de tutelle ainsi qu'avec les autres départements et services de l'État pour les dossiers relevant du périmètre du poste
• Anticiper les besoins, identifier les points d'attention, effectuer les relances utiles et alerter ou solliciter une validation lorsque la situation l'exige

Profil recherché pour ce poste de Assistant de direction, 90 à 100%, CDI - Direction…

• Maturité complétée par une formation commerciale ou équivalente - Formation d'assistant-e de direction, un atout
• Au moins 5 ans d'expérience dans un secrétariat de direction, idéalement avec une exposition à des instances de gouvernance, comités ou événements institutionnels
• Bonne compréhension ou intérêt marqué pour le fonctionnement de l'administration publique cantonale genevoise et de ses institutions
• Très bonne aisance rédactionnelle et capacité à produire rapidement des écrits clairs, précis et adaptés aux interlocuteur-rices
• Excellente maîtrise des outils informatiques et collaboratifs, notamment Microsoft 365, et aisance dans la gestion de l'information et de la documentation
• Sens du service public, discrétion et discernement dans le traitement d'informations confidentielles
• Forte capacité d'anticipation et de priorisation, sens de l'initiative, fiabilité dans le suivi et capacité à comprendre rapidement les enjeux au-delà de la seule tâche administrative

Conditions, avantages et environnement de travail

• Une culture d'entreprise ouverte et respectueuse
• Un développement continu des compétences grâce à une politique de formation attractive
• Des opportunités d'évolution de carrière et de mobilité interne
• Un équilibre vie professionnelle - vie privée
• De nombreuses activités culturelles et sportives à vivre en collectif au sein de l'institution

Lieu, taux d'activité et entrée en fonction

• Taux d'activité : 90-100%
• Type de contrat : CDI
• Entrée en fonction : Dès que possible

Compétences recherchées pour ce poste de Assistant de direction, 90 à 100%, CDI - Direction…